Pengertian
Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian
didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai
dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil
pengorganisasian adalah struktur organisasi.
Pengorganisasian (Organizing) adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan yang di pandang. Seperti bentuk fisik yang tepat bagi suatu ruangan kerja administrasi, ruangan laboratorium, serta penetapan tugas dan wewenang seseorang pendelegasian wewenang dan seterusnya dalam rangka untuk mencapai tujuan.
Struktur
Organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi
diolah. Struktur organisasi terdiri atas unsur spesialisasi kerja,
standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan
keputusan dan ukuran satuan kerja.
Organisasi Formal
Organisasi formal
adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu
tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Contoh :
Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.
Organisasi Informal
Organisasi informal
adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang terlibat pada suatu aktifitas
serta tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh : Arisan, belajar bersama
anak-anak, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan teman, dan lain-lain.
Struktur fungsional
baik digunakan dalam organisasi kecil dan organisasi yang tidak begitu kompleks
yang berhubungan dengan satu atau beberapa produk pelayanan. Struktur ini juga
dapat berjalan dengan baik di lingkungan kerja yang relatif stabil yang
mengijinkan organisasi untuk menemukan strategi–strategi yang relatif stabil.
Keuntungan yang didapat jika menggunakan struktur fungsional adalah :
A. Skala ekonomis
dengan penggunaan sumber daya secara efisien.
B. Tugas – tugas yang
konsisten dengan pelatihan – pelatihan teknis.
C. Pemecahan masalah
teknis yang berkualitas tinggi.
D. Pelatihan yang
mendalam dan perkembangan kecakapan kerja dalam fungsi – fungsi.
E. Jenjang karier
yang jelas dalam fungsi – fungsi.
Struktur divisional
merupakan struktur yang banyak digunakan dalam berbagai macam operasi yang
memproduksi banyak produk, daerah dan pelanggan. Keuntungan dari struktur
divisional adalah sebagai berikut :
A. Fleksibilitas yang
tinggi dalam merespon perubahan lingkungan.
B. Meningkatnya
koordinasi antar departemen fungsional.
C. Menunjukkan dengan
jelas pertanggungjawaban untuk produksi dan pelayanan pengiriman.
D. Keahlian yang
difokuskan pada pelanggan, produk – produk dan daerah – daerah khusus.
E. Perkembangan atau
penurunan ukuran yang mudah dengan menambah atau menghapus divisi – divisi.
Kelemahan Struktur
Fungsional:
1. Menimbulkan
kesulitan dalam komunikasi dan konflik antar fungsi.
2. Menyebabkan
kemacetan pelaksanaan tugas yang sifatnya berurutan.
3. Memberikan respon
yang lebih lambat terhadap perubahan.
4. Anggota fungsi
hanya berfokus pada kepentingan tugas-tugasnya sehingga cenderung berpandangan
sempit dan dapat merugikan organisasi secara keseluruhan.
Kelemahan Struktur
Divisional:
1. Memungkinkan
berkembangnya persaingan disfungsional antar sumber daya organisasi dan konflik
antara tugas-tugas & prioritas-prioritas.
2. Kepentingan divisi
mungkin ditempatkan di atas kepentingan organisasi secara keseluruhan.
3. Kebijakan divisi
tidak konsisten dengan kebijakan divisi lain maupun dengan kebijakan
organisasi.
4. Timbulnya masalah
dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya perusahaan.
5. Adanya duplikasi
sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.
6. Duplikasi
sumberdaya lintas divisi.
7. Kurang pendalaman
teknis dan spesialisasi dalam divisi-divisi.
8. Koordinasi yang
buruk lintas divisi.
9. Kurangnya kendali
sumberdaya menajemen puncak.
10. Kompetesi untuk
sumberdaya perusahaan
Definisi Actuating
Actuating adalah
suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk
mencapai sasaran yang sesuai dengan perencanaan manejerial dan usaha-usaha
organisasi.
Definisi
Mengendalikan
Pengawasan merupakan
suatu proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen
tercapai. Pengawasan manajemen adalah usaha sistematik untuk menetapkan standar
pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan nyata dengan
tujuan, perencanaan, membandingkan kegiatan nyata dengan standard yang
ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta
mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber
daya perusahaan dipergunakan untuk menjamin bahwa semua sumber daya
perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisiensi
dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.
Langkah-langkah
Controling Management
A. Menentukan
standar-standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian.
B. Mengukur
pelaksanaan atau hasil yang sudah dicapai.
C. Membandingkan
pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan jika ada.
D. Melakukan tindakan
perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan
rencana.
E. Meninjau dan
menganalisis ulang rencana, apakah sudah benar-benar realistis atau tidak. Jika
ternyata belum realistis maka perlu harus diperbaiki.
Tipe-tipe
Pengendalian dalam Management
Tipe pengendalian
manajemen dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu:
Pengendalian
preventif (prefentive control). Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait
dengan perumusan strategic dan perencanaan strategic yang dijabarkan dalam
bentuk program-program.
Pengendalian
operasional (Operational control). Dalam tahap ini pengendalian manajemen
terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui
alat berupa anggaran. Anggaran digunakan untuk menghubungkan perencanaan dengan
pengendalian.
Pengendalian kinerja.
Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja
berdasarkan tolok ukur kinerja yang telah ditetapkan.
Proses Kontrol
Management
Proses Penegendalian
Manajemen yang baik sebenarnya formal, namun sifat pengendalian informal masih
banyak terjadi. Pengendalian Manajemen formal merupakan tahap-tahap yang
dsaling berkaitan sat sama lain, terdiri dari proses:
Pemrograman
(Programming)
Dalam tahap ini
perusahaan menentukan program-program yang dilaksanakan dan memperkirakan
sumber daya yang akan dialokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan.
Penganggaran
(Budgeting)
Pada tahap
penganggaran ini program yang telah direncanakan secara terperinci dinyatakan
dalam satuan moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun.
Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat
pertanggungjawaban.
Operasi dan Akuntansi
(Operation and Accounting)
Dalam tahap ini telah
dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang digunakan dan
penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya tersebut
digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan pusat-pusat tanggung
jawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk
pemrograman dimasa yang akan datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan
pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur kinerja para manajer.
Laporan dan Analisis
(Reporting and Analysis)
Tahap ini merupakan
tahapan yang paling penting, karena menutup suatu siklus dari proses
Pengendalian Manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban akuntansi
dapat dikumpulkan.
